직장인이 꼭 알아야 할 비즈니스의 기본, 이메일 매너

 

입사한 지 한달 정도된 하나씨. 드디어 고객사에 처음으로 메일을 보내야 할 일이 생겼습니다. 평소에는 아무렇지 않게 보냈던 메일인데 고객사에 보내는 첫 메일이라고 하니, 두근두근 심장이 떨리기 시작합니다.

첫 마디를 어떻게 시작해야 할까, 말투는 어떤 말투를 써야 좋을까? 마무리 인사는 어떻게 해야 할까? 하나부터 열까지 모든 게 신경 쓰입니다. 김하나씨 같은 상황이 닥쳤을 때, 당황하지 않도록 오늘은 직장예절의 기본, 이메일 매너를 소개합니다.

 

 

# 이메일은 곧 나의 얼굴

 

스마트폰의 발달로 예전에 비해 이메일을 주고받는 경우가 적어졌습니다. 하지만 아직도 비즈니스 시에는 대부분 이메일로 의사소통을 합니다. 직장인들이라면 아침에 출근하면 가장 먼저 하는 일이 아마 ‘이메일 확인’이 아닐까 싶은데요. 전 세계 이메일 사용자 수 14억 명, 1년에 약 90조 건, 하루에 2,940억 건, 1초에 280만 건의 메일이 커뮤니케이션을 돕고 있다 하니 이메일 예절은 반드시 필수적으로 익혀야 할 예절 중에 하나라고 할 수 있겠습니다. 

이메일을 잘 보내는 것만으로도 나에 대한 긍정적인 평가를 기대할 수 있습니다. 물론 반대로 일을 다 잘 마무리 해놓고 이메일을 잘못 보낸다면 부정적인 평가 또한 받을 수 있습니다. “이메일 보내는 게 뭐 별거 있나요?” 하시는 분들도 많을 텐데요. 간단해 보이지만 절대 간단하지 않은 업무 중에 하나가 바로 이메일 보내기입니다. 가벼운 대화는 메신저나 전화를 통해 진행하지만, 업무상 중요한 내용은 이메일을 통해 진행되는 것만 봐도 이메일 예절이 얼마나 중요한 지 알 수 있습니다. 

 

# 센스있고 깔끔한 이메일 쓰는 방법

 

이토록 중요하지만 은근히 어려운 이메일 예절. 알아두면 반드시 도움이 될 만한 팁들을 소개합니다. 

1. 이메일 제목에 내용을 압축하라 

 

하루에도 수 십 통씩 쏟아지는 업무 메일. 일단 확인은 하지만 추후에 다시 봐야 할 상황이 생길 수 있습니다. 이럴 때 제목을 보고 찾는 경우가 많은데요. 이메일 홍수 속에서 필요한 내용을 찾을 수 있게 하기 위해 제목에 내용을 압축해주는 것이 좋습니다. 예를 들면 확인 요청 건일 경우 ‘[확인 요청] 0월 0일 ㅇㅇ기업 미팅 회의록’ 이런 식으로 말이죠. 또한, 급한 메일이라면 제목에 [긴급]이라는 머리말을 달아주면 확인하는 사람이 어떤 메일을 먼저 처리해야 할 지 파악할 수 있어 좋습니다.

2. 수신자 지정은 명확하게 하라

 

업무용 이메일을 보내다 보면 한 사람에게만 보내는 것이 아니라, 여러 사람에게 메일을 보내야 할 때가 있습니다. 쉬운 듯 하지만 쉽지 않은 것이 바로 메일에 참조인 걸기입니다. 메일을 보고 직접적으로 내용 파악이나 처리를 해야 할 사람이 ‘수신자(To)’가 되고, 함께 알아두어야 할 사람이 ‘참조인(CC)’이 됩니다. 급하게 메일을 보내면 업무적으로 관련이 없는 사람을 ‘수신자’로 지정하는 경우가 있을 수 있으니 보내기 전에 꼼꼼하게 확인하는 습관을 기르는 것이 가장 좋습니다. 또한 ‘숨은 참조(BCC)’는 외부로 발송하는 메일을 내부 상사에게 보고할 때 유용하게 활용할 수 있다는 점도 기억해두면 좋습니다.

 

 

3. 센스있는 첫인사로 부드러운 인상을 전달하라 

바쁜 직장인들에게 간략하고 정확한 본문 내용을 써주는 것도 물론 중요합니다만 바로 본론부터 들어간다면 부드럽지 않은 인상을 줄 수 있습니다. 그렇기 때문에 짧고 센스있는 첫인사로 상대방에 대한 관심을 보여주면 훨씬 부드러운 인상을 심어줄 수 있습니다. 날씨나 상대의 안부를 묻는 정도로도 괜찮습니다.

4. 자신의 정보를 나타낼 수 있는 서명을 포함하라 

이메일을 받고 난 후 상대방에게 연락해야 할 일이 생기는 경우가 종종 있습니다. 하지만 상대방의 연락처나 소속, 직함을 모른다면 당황스러울 수 있겠죠? 이메일을 보낼 때 자신의 소속∙직함∙연락처∙주소가 포함된 서명을 추가하여 바로 피드백을 받을 수 있게 하는 것이 좋습니다. 상대방이 따로 찾아야 할 필요성을 덜어줄 수 있기 때문입니다. 이메일에는 보통 서명기능을 설정할 수 있기 때문에 자동으로 첨부해두면 메일을 보낼 때마다 서명을 작성할 필요가 없어 편리합니다.

5. 맞춤법 확인은 필수 

의외로 많은 사람들이 쉬운 맞춤법도 자주 틀리곤 합니다. 실수로 틀리기도 하지만 오타로 인해 맞춤법을 틀릴 수도 있는데요. 기본적인 맞춤법을 틀리면 실수라고 해도 좋지 않은 인상을 남길 수 있습니다. 메일을 보내기 전에 다시 한 번 확인해보는 습관을 길러두는 것이 좋습니다.

6. 첨부파일을 보낼 때 본론의 내용도 꼭 작성하자

업무 상 이메일을 사용하는 경우라면 본문의 내용뿐만 아니라 첨부파일을 함께 보낼 때가 많습니다. 이럴 때 본문에는 아무 내용도 없이 첨부파일만 덜렁 있다면 받는 입장에서는 좋지 않은 인상을 받을 수 있습니다. 이럴 경우 상대방이 나한테 관심이 없다는 생각이 들거나, 무성의하다는 느낌을 줄 수도 있기 때문에 짧게라도 본론을 작성해주는 것이 좋습니다. 가벼운 인사와 함께 무슨 내용의 첨부파일인지 정도 써주면 좋겠죠.

 

# 이메일 약어에도 놀라지 말자! 

 

젊은 세대끼리 가볍게 쓰는 약어만 있는 것이 아닙니다. 이메일을 보낼 때도 간혹 약어가 등장하는 경우가 있다는 사실! 간혹 약어를 보며 “이게 무슨 뜻이지?” 했던 적이 있으신가요? 특히 외국기업에서 많이 쓰는 영문 이메일 약어를 소개해드리겠습니다. 

 

1. ASAP : ‘As Soon As Possible’ 의 약어로 ‘가능하면 빨리’라는 의미 
2. FYI : ‘For your information’ 의 약어로 ‘참고로’ 라는 의미
3. PLS : ‘Please’ 의 약어로 ‘부탁’ 의 의미
4. Q’ty : ‘Quantity’ 의 약어로 ‘수량’ 의 의미 
5. Am’t : ‘Amount’ 의 약어로 ‘금액’의 의미

생각보다 쉽지 않은 이메일 예절. 파악하는데 도움이 되셨나요? 기본적이지만 생각 외로 지키기 어려운 올바른 이메일 예절로 비즈니스 시 자신을 전문적이고, 긍정적인 이미지로 인식시키는 데 도움이 되길 바랍니다.