직장인 칼퇴를 위한 엑셀 함수/수식 사용법

 

 

"오늘은 모처럼 칼퇴를 해볼까?"

 

모처럼 칼퇴를 할 수 있다는 생각에 설레기까지 하던 김대리는 퇴근 1시간 전 간단한 서류라고 받은 일 때문에 인상이 한껏 구겨집니다. 일을 주는 사람이야 간단하다고 생각하지만 복잡다양한 수치가 들어있는 자료라서 꼼짝없이 야근을 해야할 판입니다.

 

"옆 부서 박대리는 뚝딱 만들던데…."

 

이럴 때마다 엑셀을 잘 다루는 옆 부서 직원과 비교하는 팀장의 말에 자존심까지 상하고 일은 더욱 손에 안잡힙니다. 이럴때마다 주말에 컴퓨터 학원이라도 다녀야하나 생각이 드는 김대리. 그러나 주말이라고 일이 없는 것은 아니어서 괜한 학원비만 날릴까 선뜻 등록을 하지도 못합니다.

 

여러분은 김대리와 박대리 중 어느쪽에 가까우신가요?

 

김대리와 비슷한 고민을 하는 수많은 대한민국 직장인들의 칼퇴를 위한 초간단 엑셀 함수 사용법! 지금부터 시작합니다. :-)

 

 

엑셀 함수, 꼭 알아야 할까?

 

엑셀을 이용해 문서를 정리할 때 함수를 사용하면 시간이 몹시 단축된다는 사실은 모두 잘 알고 있습니다. 그러나 이 함수들을 전부 알아야 할까요? 물론 알면 좋겠지만 모르더라도 중요한 몇 가지만 알면 칼퇴를 하는데는 지장이 없습니다. 함수의 종류는 많아도 주로 사용하는 함수는 한정되어 있기 때문입니다.

 

엑셀 프로그램에 적용할 수 있는 함수는 이름만 기억하기도 벅찰만큼 많지만 직장에서 자주 사용하는 함수는 한정되어 있는 이유. 그것은 바로 혼자 사용하는 파일이 아니라는 것입니다. 새로 만드는 파일에 수많은 함수를 적용했다간 다른 사람이 수정을 하는 과정에서 수식이 깨져 파일이 망가질 수 있을 뿐더러 그렇게 복잡한 함수가 필요한 업무의 경우 샘플이라 할 수 있는 기존 파일이 존재하는 경우가 대부분입니다.

 

그러니 꼭 필요한 몇 가지 함수만 알아두시면 야근의 횟수를 크게 줄일 수 있습니다.

 

 

이것만 알아도 30분은 줄어든다. SUM 함수

 

엑셀함수의 가장 기본이 되는 SUM 함수는 쉽게 말해 '덧셈 함수'입니다. 특정 내용 또는 범위 값의 합을 나타내주는 함수인데요. 엑셀업무를 하다보면 생각보다 둘 이상의 수치를 더해서 값을 제시해야하는 상황이 많이 나옵니다. 사용 방법은 아주 간단합니다.

 

 

*SUM함수 사용법      

 

1. =SUM이라고 함수값을 입력한다

2. 괄호를 열고 원하는 범위 또는 값들을 지정한다. '=SUM(범위)'

3. 이때 드래그를 사용하여 범위를 지정할 수도 있고, 컨트롤 키를 누른 상태에서 각각의 값을 클릭하여 원하는 값만을 지정할 수 있다.

4. 엔터를 치면 원하는 값들의 합이 나온다.

 

 

필요에 따라 함수가 적용된 값의 우측 하단을 클릭한 채 쭉 드래그래서 내리면 다른 칸에도 같은 수식이 적용! 덧셈함수로 표현되지만 괄호 안에 '*'나 '/'를 넣음으로서 곱하기나 나누기도 적용 할 수 있습니다.

 

가장 기본적이지만 생각보다 많이 사용되는 함수인 만큼 이것만 알아도 왠만한 서류작성에는 문제가 없을 정도! 그러니 꼭 알아두시기 바랍니다.  

 

 

빠르고 간단한 평균 값 구하기

 

평균은 총액과 함께 표시할 때가 많습니다. 그럴 때는 한가지 꼼수로, 앞서 SUM함수 구한 총액(지정 범위 총합)을 응용할 수도 있는데요. 이를 테면 '=SUM(총액/전체 항목수)'를 표기하는 것입니다. 이렇게하면 총액을 전체 항목수로 나눈 값, 즉 평균 수치가 나오게 됩니다. 

 

 

그러나 이 방법은 SUM 함수를 이용한 총합 수치가 있어야만 하기 때문에 단독으로 사용할 수 있는 함수를 알아둘 필요가 있습니다. 평균 함수는 아주 간단합니다. 평균의 영어 표기인 'AVERAGE'만 적으면 됩니다. SUM함수 때와 마찬가지로 '=AVERAGE'를 표기하고 괄호 안에 원하는 영역을 지정하면 영역 안에 있는 수치의 합이 나타납니다.

 

 

*평균(AVERAGE)함수 사용법      

1. =AVERAGE라고 함수값을 입력한다.
2. 괄호를 열고 원하는 범위 또는 값들을 지정한다. '=AVERAGE(범위)'
3. 이때 드래그를 사용하여 범위를 지정할 수도 있고, 컨트롤 키를 누른 상태에서 각각의 값을 클릭하여 원하는 값만을 지정할 수 있다.
4. 엔터를 치면 원하는 값들의 합이 나온다.

 

어떤가요. 참 간단하죠? SUM 함수를 응용하는 방법은 기존 SUM함수가 삭제될 경우 수식이 망가지게 되지만 이 경우는 단독으로 작용하는 수식이기 때문에 범위 안의 값만 바뀌지 않는다면 정상적으로 작용하게 됩니다.

 

 

같은 말 추가하는 반복작업은 그만! '&' 사용하기

 

엑셀 작업을 하다보면 이미 작업한 내용에 같은 말을 반복해서 붙여야 하는 경우들이 있습니다. 어려운 일은 아니나 단순반복작업이 필요한, 시간과 품이 들어가는 일이죠. 이런 작업들은 하다보면 '내가 지금 뭘 하고 있는 건가'하는 생각과 함께 짜증이 밀려오곤 합니다.

 

이러한 작업은 일 자체의 난이도가 높은 것은 아니면서 야근을 만드는 주범이기도 해 더욱 마주치기 싫은 상황이기도 합니다. 이럴 때는 간단하게 '&'을 사용해주시면 됩니다.

 

 

1. '='표시 이후 앞에 들어갈 내용의 셀 클릭
2. 셀 번호 뒤로 '&' 표시 삽입
3. '&'표시 뒤에 반복해서 추가할 내용 삽입
4. 추가 내용이 텍스트일 경우 & 뒤에 따옴표(" ")표시
5. 띄어쓰기 표시 확인 후 엔터

 

 

6. 드래그를 통해 원하는 만큼 내용을 채운 후 ctrl + c를 사용해 복사
7. 원하는 위치에 ctrl + v로 붙여넣기
8. 문장이 이상하게 표시될 때 하단의 ctrl 버튼 클릭
9. 하단 '값 붙여넣기' 영역 중 가장 첫번째에 있는 '값(v)' 클릭

 

한글이나 워드 프로그램을 이용하듯 일일이 클릭해서 내용을 적어주면 분량에 따라 수십 분에서 몇 시간까지도 걸릴 수 있는 작업이 불과 몇 분도 걸리지 않아 해결!

 

직접 입력을 해주다가 실수로 기존 내용을 지우기라도 하면 원본 파일을 찾아 내용을 삽입하고, 또 작업이 끝난 뒤 잘못 적힌 곳은 없는지 눈이 빠지도록 샅샅이 살펴보아야한다는 것을 생각하면 엄청난 시간 단축이 아닐 수 없습니다.

 

 

엑셀표를 보기 좋게 만드는 깨알 팁!

 

엑셀 파일을 보다보면 칸마다 그려져있는 회색 실선들이 무척이나 거슬릴 때가 있습니다. '테두리 없음'을 선택해도 당최 사라지지 않는 이 표시들. 이 표시를 없애고 깨끗한 백지 위에 작업을 한 것처럼 나타나게 하고 싶다면 딱 5초만 투자하면 됩니다.

 

 

1. 엑셀 좌측 상단, 열과 행을 구분하는 숫자 '1'과 알파벳 'A' 사이를 오른 클릭한다.
2. 나타나는 항목 중 셀서식(F)을 클릭한다.

 

 

3. 항목 중 채우기를 선택한다.
4. 색상선택에서 흰색 또는 무늬스타일 중 첫번째에 위치한 백지 무늬를 선택한다.
5. 확인 버튼을 클릭한다.

 

야근에 지킨 직장인의 칼퇴를 위하여

 

엑셀과 씨름하지 않아도 늘 바쁘게 업무에 치여사는 우리 직장인들. 오늘 소개해드린 간단한 함수 사용법으로 30분, 1시간. 조금씩이나마 야근이 줄고 퇴근 시간이 빨라질 수 있으시길 바랍니다.